Review de Things 3: Apprendre à se gérer

Ce n’est pas la première fois que j’écris à propos d’une application qui veut nous aider à nous organiser. C’est la première fois, par contre, que j’aime utiliser une application de gestion de tâches. Je vous explique donc pourquoi Things 3 est un service devenu, pour moi, indispensable.

Une prémisse assez simple

À la première ouverture, Things offre une présentation très très simple et, surtout, un peu intimidante. Comme tous les services du genre, il n’y a rien de préprogrammé, si ce n’est qu’un tutoriel d’utilisation. C’est à nous de remplir l’application avec nos tâches et nos échéanciers. L’application se divise en 3 sections assez clairement définies.

1. À classer
   1. Dans cette section, on retrouve tous les éléments qui n’ont pas été datés ni ajoutés à un projet.
2. La gestion du temps
   1. Vous pouvez bien sûr ajouter une date de production à une tâche. La beauté de la chose, c’est que vous pouvez aussi ajouter une date d’échéance différente de celle de production. Par exemple : J’ai un travail à remettre le 25 avril, mais je veux le terminer le 15. Je mets donc comme date de production le 15 et d’échéance le 25. Le 15, Things la mettre bien en vue dans la section Aujourd’hui et si vous ne la terminez pas, elle restera dans cette section. Aucune question ne sera posée et, surtout, l’application n’essaiera pas de vous faire sentir coupable en disant qu’elle est en retard.
   2. À venir regroupe tous les éléments de votre calendrier (si vous acceptez de le lier à Things) ainsi que vos tâches futures, sous forme de calendrier de la semaine.
   3. Dans À tout moment, on trouve tous les éléments de Things qui ne sont pas datés.
   4. La vue Un jour regroupe les tâches intemporelles que vous voulez vous rappeler, mais qui n’ont pas d’échéance (classer les albums photos, par exemple). C’est à vous de mentionner qu’une tâche doit se trouver dans cette section.
3. L’historique
   1. Le Journal sert de feuille de suivi. Toutes les tâches complétées s’y retrouvent.
   2. La Corbeille, logiquement, est l’endroit où les tâches supprimées s’en vont. Vous pouvez les remettre au bon endroit en cas de suppression par erreur.

Les projets : la force de Things

La beauté de cette nouvelle version de Things, c’est la gestion des projets. Oui, on peut ajouter des tâches pêle-mêle, oui on peut les classer dans des catégories et oui on peut gérer son calendrier avec cette application. Par contre, là où moi j’adore Things, c’est quand je crée des projets, que j’ajoute des tâches et que je les coche une après l’autre. D’un coup d’œil, j’ai une vue d’ensemble de l’avancement des différents travaux, de mes articles pour GabGagnon.ca ou de mes émissions pour Ceci n’est pas un média. On en crée un en transformant une tâche en projet. Il n’y a pas de moyen rapide d’en créer, malheureusement, à mois d’utiliser le raccourci ⌥+⌘+N. Lorsqu’il est créé et nommé, vous pouvez ajouter des tâches à l’intérieur. Chaque tâche peut avoir des dates de production et d’échéance individuelles, tout comme le projet au complet. Les gestion des priorités est donc grandement facilité. Ensuite, toutes les tâches étant cochables, le projet se chargera de présenter l’état d’avancement des choses grâce à un rond très clair à côté de son nom. Pour faciliter le classement, il est aussi possible de créer des en-têtes à l’intérieur même des groupes de tâches. Pour ce faire, rien de plus simple. Sur iOS, touchez la flèche en haut à droite et puis « Créer un nouvel en-tête », ou utilisez le bouton « + ». Je vous explique comment plus bas. Sur Mac, ça se passe via la barre des menus, sous Fichier.

Un bouton + magique

Le bouton « + » de Things sur iOS est magique. Il peut être utilisé pour créer n’importe quoi. Lorsque vous voulez créer un groupe ou un projet, rendez-vous sur la page d’accueil de l’app et touchez le. Vous pourrez ainsi créer directement une tâche, un projet ou un domaine (c’est-à-dire un groupe de tâches). Si vous êtes à l’intérieur d’un projet avec plusieurs catégories, glissez-le « + » sous n’importe laquelle afin de créer une tâche dans celle désirée. Par besoin de les catégoriser dans la feuille d’édition. Vous voulez créer rapidement un en-tête dans un projet? Glissez le bouton « + » là où vous le voulez, mais dirigez-le vers l’extrémité gauche de l’écran. Une ligne apparaître pour créer votre titre. De n’importe où, il est aussi possible d’ajouter des tâches à À tout moment en glissant le bouton dans le coin inférieur gauche. Ça peut sembler banal comme ça, mais croyez-moi, l’utilisation de ce bouton est vraiment efficace.

Des liens profonds pour l’automatisation

Nouveauté de la dernière version de Things, il est maintenant possible de créer des URL profondes pour automatiser certaines tâches. Par exemple, vous pourriez demander à Workflow d’ajouter toutes les entrées dans un calendrier iCloud ou Google Calendar spécifique (Travail, par exemple) dans un groupe de tâche de Things. Ainsi, vous n’auriez qu’un seul endroit à regarder pour tout connaître sur vos tâches du bureau. Ce n’est qu’un exemple. Il y a tellement de possibilités pour des liens profonds! L’article de l’entreprise donne une bonne idée de ce que les développeurs peuvent accomplir grâce à cette fonction. Je n’utilise pas cette fonction parce que j’utilise mon calendrier et Things de deux manières complètement différentes, mais si ce genre de choses vous intéressent, c’est disponible.

Synchronisé avec Things Cloud et Mail to Things

Cultured Code offre à tous les clients de Things la possibilité d’utiliser Things Cloud, un service de synchronisation gratuit avec un achat. Pour y accéder, vous n’avez besoin que de créer un compte avec une adresse de courriel valide. Ensuite, tout se synchronise instantanément. J’aurais aimé que ça passe par iCloud pour éviter un dédoublement de fonctions, mais bon… Mail to Things est une tout autre fonction. Comme son nom l’indique, elle permet d’envoyer des tâches par courriel lorsque vous n’avez pas accès à votre application. Vous pouvez choisir l’endroit où elles seront ajoutées et vous pouvez l’envoyer de n’importe quel service de courrier électronique. Si vous n’avez que la version Mac ou iPad ou que vous avez égaré/oublié votre téléphone, que vous êtes au bureau et que vous avez une idée de génie, vous pouvez quand même mettre à jour vos tâches et vos projets.  

Disponible sur toutes les plateformes Apple

Avertissement : Things 3 n’est pas disponible sur Windows ni Android. Les applications, qui sont d’une très grande qualité et très stables, ne fonctionnent que dans l’univers Apple. Mais pas qu’à moitié. Things 3 est disponible sur :

• iPhone et Apple Watch (avec une excellente application pour montre, qui plus est) pour 13,99 $
• iPad pour 27,99 $
• Mac pour 69,99 $

Chaque application doit toutefois être achetée individuellement. Les apps iOS ne sont pas universelles.

Conclusion

Je ne vous mentirai pas : les apps sont dispendieuses (surtout pour la version macOS). Par contre, si vous cherchez l’application ultime de gestion de temps et de projets, l’app iPhone est un must. Je ne pourrais honnêtement pas fonctionner sans Things 3 sur mon iPhone et mon Apple Watch. Avoir une app aussi puissante et efficace que ça dans sa poche et sur son poignet, c’est vraiment impressionnant et un énorme plus pour le suivi de mes dossiers, qu’ils soient pour l’école, le travail ou mes projets personnels. À moins que vous ayez un énorme besoin d’avoir accès à toutes ces fonctions sur votre ordinateur, je ne serais pas honnête si je vous recommandais la version Mac. 70 $ pour une application du genre, aussi grande la qualité soit-elle, c’est un très gros investissement. Vous avez les moyens et vous adorez le service? Allez-y! L’app Mac est excellente, elle aussi. Si c’est toutefois votre iPad qui est votre ordinateur principal, l’achat est plus facile à faire, et à justifier. 30 $ pour une version impeccable sur le grand écran de l’iPad, ça passe mieux.